Erstattungen, das Ledger und Verbindlichkeit

Jeder Dollar an nicht eingelöstem Geschenkkarten-, Paket- oder Kundenguthaben-Wert ist Geld, das du schuldest. Dieser Artikel behandelt das Korrigieren einzelner Instrumente und das Lesen des Buchhaltungsbilds.

Das Instrument-Ledger

Klicke unter Geschenkkarten & Pakete → Geschenkkarten auf eine beliebige Zeile, um ihr Ledger zu öffnen. Du siehst das aktuelle Guthaben, den Inhaber, die Quelle (Online-Kauf oder Verkauf an der Kasse) und eine vollständige Zeitleiste — Ausstellung, Einlösungen, Erstattungen, Anpassungen, Verfall — jeweils mit laufendem Saldo. Mit den Pfeiltasten hoch/runter blätterst du zwischen den Instrumenten.

Aus dem Ledger heraus kannst du:

• Erneut senden — die Zustell-E-Mail.
• Guthaben-Link kopieren — die öffentliche Guthaben-Prüfseite für den Kunden.
• Erstatten — das verbleibende Guthaben zurückzahlen. Ein Grund ist Pflicht (zum Beispiel „Kunde hat unbenutzte Karte zurückgegeben“) und wird im Ledger gespeichert.

Das Verbindlichkeits-Dashboard

Der Tab Übersicht summiert deine ausstehende Verbindlichkeit — jedes offene Instrument, aufgeteilt in Geschenkkarten, Pakete und Kundenguthaben — mit einem Alterungsdiagramm nach Ausstellungsdatum. Nutze CSV exportieren mit einem Datumsbereich für deinen Steuerberater.

Breakage

Breakage ist Prepaid-Wert, der uneingelöst verfällt. Die Karte Breakage auf dem Tab Übersicht weist den verfallenen, noch nicht erfassten Betrag aus, neben den Lebenszeit-Summen für ausgestellt, eingelöst und erfasst. Die Behandlung folgt deiner Einstellung im Tab Richtlinie:

• Nur Bericht (Standard) — Randvu weist die Zahl aus; du entscheidest mit deinem Steuerberater, wann sie als Ertrag erfasst wird.
• Automatisch erfassen — verfallener Wert wird gemäß deiner Richtlinie erfasst.

Inaktive Guthaben (Escheatment)

Unter der Instrumententabelle listet der Bereich Escheatment Karten mit lange inaktiven Guthaben. In vielen Rechtsordnungen müssen aufgegebene Guthaben irgendwann an den Staat abgeführt werden. Randvu meldet nur Kandidaten — wenn du abgeführt hast, nutze Abführung erfassen mit einer Notiz (zum Beispiel „An NY unclaimed property 2026 abgeführt“), um das Instrument im Ledger als abgeführt zu markieren.

Provisionszeitpunkt

Dein Tab Richtlinie entscheidet, wann die Personal-Provision auf Prepaid-Verkäufe erfasst wird: bei Einlösung (empfohlen — die Provision fällt an, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wird) oder beim Verkauf. Das betrifft nur die Berichte; ausgezahlt wird nichts automatisch.

Wie es weitergeht

• Erste Schritte mit Geschenkkarten & Paketen — das Modell auf einer Seite.
• Transaktionen, Erstattungen und Stornierungen — den Verkauf statt der Karte korrigieren.